¿Quién no quiere una ganga? Cualquier empresario de éxito es sabio con la forma en que gasta su dinero, por lo que naturalmente buscamos las mejores ofertas. El problema es que a veces lo que parece ser mucho al principio puede terminar costando mucho más a la larga, lo que ocurre a menudo cuando se trata de software de gestión de alquiler. C.J. Price, propietaria de Price Rentals & Events, es plenamente consciente de lo caro que puede ser el software barato y quiere ayudar a otros a evitar el mismo error. «Si bien puede parecer más rápido elegir un software de alquiler básico a bajo costo ahora, aprendimos de la manera difícil», dijo Price. «A la larga cuesta mucho más».
Price Rentals & Events es una empresa de diseño y alquiler de eventos que atiende el área de Chesapeake Bay de Maryland y Delaware. Como ganador del 2016 WeddingWire.com Couples’ Choice Award, la empresa ofrece un servicio de primera calidad y una excelente comunicación a sus clientes. Sin embargo, su software anterior, aunque barato de comprar, causaba muchas ineficiencias y dificultades que podían empañar su reputación. Al final, Price Rentals & Events decidió hacer la inversión en Point of Rental Software. He aquí algunos de sus mayores problemas y cómo pudieron resolverlos:
Correspondencia de cliente
Problema: «Un gran problema era tratar de enviar correos electrónicos a los clientes en lugar de enviarlos por fax», dijo Price. «Especialmente para nuestras novias, este fue el factor más frustrante ya que la novia de hoy quiere que todo se haga por correo electrónico!» En su software anterior, Price Rentals tenía que escanear manualmente los contratos y enviarlos por fax a sus clientes. El costo de clientes frustrados que esperaban información, más el tiempo para que los empleados realizaran manualmente esas tareas de oficina, terminó costando a la compañía mucho más que el valor que proporcionaba.
Solución: Ahora con Point of Rental Software, los clientes pueden acceder a su propia cuenta a través del portal web de Price Rentals, donde pueden ver sus cotizaciones, reservas, contratos de alquiler, así como la información completa de la cuenta incluyendo el saldo actual, el último importe de pago, la fecha y los importes vencidos. Point of Rental Software también entrega automáticamente facturas y extractos a sus clientes por correo electrónico o fax. También puede configurarse para generar envíos diarios, semanales o mensuales e incluso establecer una factura para enviar el mismo día en que se cierra un contrato.
Gestión de inventario
Problema: Debido a que no eran capaces de realizar un seguimiento preciso del inventario entre varias ubicaciones con su software antiguo, la pérdida de inventario se acumulaba. Price estima miles de dólares en tiempo tratando de encontrar artículos y eventualmente el costo de reemplazarlos. Además, no había manera de rastrear los kits de tiendas de campaña, y el costo de hacerlo manualmente resultó en cientos de horas de tiempo intensivo más piezas de repuesto.
Solución: Point of Rental ofrece administración de inventario en múltiples ubicaciones, lo que ayuda a rastrear y mover el inventario desde tiendas o almacenes externos sin crear transacciones. Los informes se generan rápidamente para mostrar el inventario disponible en cada ubicación. Equipado con funcionalidad de kit dinámico, el software le permite configurar kits para artículos como tiendas de campaña y ajusta la disponibilidad de las tiendas cuando los artículos individuales incluidos en el kit están en alquiler. Esta funcionalidad permite a las tiendas evitar sobreventas o la pérdida de oportunidades cuando los artículos no pueden ser localizados entre otras tiendas.
Tiempo de entrenamiento
Problema: «¡Nuestro viejo programa no era intuitivo en absoluto!» Price dijo. «Como resultado, tuvimos que pasar mucho tiempo entrenando a los nuevos empleados en el viejo software.» Además, Price comentó que la mayoría de las veces, los nuevos empleados de Price Rentals seguían cometiendo numerosos errores después de la formación, lo que provocaba una reacción en cadena de errores antes de que se descubriera.
Solución: Sin embargo, Price dijo que ahora le toma medio día o menos para entrenar a alguien en Point of Rental Software. «Punto de Alquiler es tan bueno con la forma en que te lleva a la siguiente pantalla, así que si nuestros nuevos empleados se olvidan – el programa no te dejará seguir adelante hasta que completes ciertas funciones.»
Programación de entregas
Problema: «En el pasado, teníamos una carpeta que servía como nuestro’calendario'», explicó Price. «Tanto. Mucho. Papel. No estaba organizado, y algunos empleados se olvidaban de añadir entregas en el programa de papel, o la hora cambiaba y no se actualizaba, causando que las entregas de todo el día estuvieran fuera de servicio».
Solución: La función «The Day at a Glance» con Point of Rental es un gran salvavidas para nosotros! Puede ver todo el día y las semanas de salida en un instante. Usted sabe lo que está pasando con su horario de entrega cuando está añadiendo otro! Todo está ahí en un solo lugar», dijo Price. Day at a Glance también se actualiza en tiempo real, lo que permite a todos los empleados ver cuándo se realizan los cambios y evitar cualquier malentendido.
Notas de cliente
Problema: «El seguimiento de notas para los clientes fue una gran caída con nuestro viejo programa – ¡no fue posible en absoluto! Siempre escribíamos a mano notas sobre los contratos», dijo Price. La escritura a mano resultó en mucha confusión y errores porque un empleado estaba consciente de un cambio y no lo comunicó a todos los demás.
Solución: «Básicamente, les digo a mis empleados que el único momento en que hay que ver un contrato en papel es para la firma. De lo contrario, no hay ninguna razón por la que no pueda utilizar Point of Rental para encontrar todo lo que necesita», dijo Price. «¡No más notas de escritura!» Point of Rental también hace un seguimiento cada vez que alguien mira un contrato. «No hay más confusión en cuanto a por qué se cambió un contrato, quién lo cambió, etc., y no hay más clientes que nos miren frenéticamente tratando de entenderlo». Precio añadido. El historial completo de clientes con contratos, pedidos, pagos, entregas, registros de llamadas, notas, etc., está siempre disponible en cada archivo de clientes.
Resultados
Al final, la opción de software barato costó a Price Rentals mucho más de lo que habían tenido en cuenta al hacer la compra. «Cuando nos cambiamos a Point of Rental, nos ahorró tiempo, dinero, frustración de los clientes y aumento de la rentabilidad de nuestro negocio en un 25%», afirmó Price.