Qui ne veut pas d’une bonne affaire ? Tout homme d’affaires prospère est avisé de la façon dont il dépense son argent, alors naturellement, nous recherchons les meilleures offres. Le problème, c’est que parfois, ce qui semble être beaucoup au début peut vous coûter beaucoup plus cher à long terme, ce qui est souvent le cas lorsqu’il s’agit de logiciels de gestion locative. C.J. Price, propriétaire de Price Rentals & Events, est pleinement consciente du coût des logiciels bon marché et veut aider les autres à éviter la même erreur. « Bien qu’il puisse sembler plus rapide de choisir un logiciel de location de base à faible coût maintenant, nous avons appris à nos dépens « , a dit M. Price. « Ça coûte tellement plus cher à long terme. »

Price Rentals & Events est une société de location et de conception d’événements desservant la région de Chesapeake Bay dans le Maryland et le Delaware. En tant que gagnant du WeddingWire.com Couples’ Choice Award 2016, l’entreprise offre un service de premier ordre et une excellente communication à ses clients. Cependant, leur logiciel précédent, bien que peu coûteux à l’achat, a causé beaucoup d’inefficacités et de luttes qui pourraient ternir leur réputation. Finalement, Price Rentals & Events a décidé d’investir dans Point of Rental Software. Voici quelques-uns de leurs plus gros problèmes et comment ils ont pu les résoudre :

Correspondance avec les clients

édicter: « L’un des grands problèmes était d’essayer d’envoyer des courriels aux clients au lieu de les télécopier « , a déclaré M. Price. « Surtout pour nos mariées, c’était le facteur le plus frustrant car la mariée d’aujourd’hui veut que tout soit fait par e-mail ! » Sur leur logiciel précédent, Price Rentals devait scanner manuellement les contrats et les faxer à leurs clients. Le coût des clients frustrés qui attendent l’information et le temps dont disposent les employés pour effectuer manuellement ces tâches de bureau ont fini par coûter beaucoup plus cher à l’entreprise que la valeur qu’elle offrait.

Solution: Désormais, avec Point of Rental Software, les clients peuvent accéder à leur propre compte via le portail web de Price Rentals, où ils peuvent voir leurs devis, leurs réservations, leurs contrats de location, ainsi que des informations complètes sur leur compte, notamment le solde actuel, le montant du dernier paiement, la date et les montants en souffrance. Point of Rental Software envoie également automatiquement les factures et les relevés à ses clients par e-mail ou par fax. Il peut également être configuré pour générer l’envoi sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle et même définir une facture pour envoyer le jour même de la clôture d’un contrat.

Gestion de l’inventaire

édicter: Parce qu’ils n’étaient pas en mesure de faire un suivi précis des stocks entre plusieurs emplacements avec leur ancien logiciel, les pertes d’inventaire se sont accumulées. Price estime à des milliers de dollars le temps qu’il faudra pour essayer de trouver des articles et, éventuellement, le coût de leur remplacement. De plus, il n’y avait aucun moyen de faire le suivi des trousses de tente, et le coût de l’opération manuelle a nécessité des centaines d’heures de travail intensif et des pièces de rechange.

Solution: Point of Rental offre une gestion d’inventaire à emplacements multiples, qui permet de suivre et de déplacer l’inventaire des magasins ou des entrepôts hors site sans créer de transactions. Des rapports sont rapidement générés pour montrer l’inventaire disponible à chaque endroit. Doté d’une fonctionnalité de kit dynamique, le logiciel vous permet de configurer des kits pour des articles tels que les tentes et ajuste la disponibilité des tentes lorsque des articles individuels inclus dans le kit sont en location. Cette fonctionnalité permet aux magasins d’éviter les surréservations ou de perdre des opportunités lorsque les articles ne peuvent être localisés parmi d’autres magasins.

Temps de formation

édicter: « Notre ancien programme n’était pas intuitif du tout ! » Price a dit. « Par conséquent, nous avons dû consacrer beaucoup de temps à la formation des nouveaux employés sur l’ancien logiciel. » De plus, M. Price a fait remarquer que la plupart du temps, les nouveaux employés de Price Rentals commettaient encore de nombreuses erreurs après une formation qui a entraîné une réaction en chaîne des erreurs avant qu’elle ne soit prise.

Solution: Cependant, Mme Price a déclaré qu’il lui faut maintenant une demi-journée ou moins pour former quelqu’un sur Point of Rental Software. « Si nos nouveaux employés oublient, le programme ne vous permettra pas de passer à autre chose tant que vous n’aurez pas terminé certaines fonctions. »

Planification des livraisons

édicter: Dans le passé, nous avions un classeur qui servait de  » calendrier « , explique M. Price. « Tellement. Beaucoup. Papier. Il n’était pas organisé, et certains employés oubliaient d’ajouter des livraisons à l’horaire papier, ou l’heure changeait et il n’était pas mis à jour, ce qui faisait que les livraisons de la journée n’étaient pas en ordre. »

Solution: « La journée en un coup d’œil avec Point of Rental est un énorme sauveur pour nous ! En un clin d’œil, vous pouvez voir toute votre journée ainsi que des semaines à l’extérieur. Vous savez ce qui se passe avec votre calendrier de livraison lorsque vous en ajoutez un autre ! Tout est là au même endroit « , a déclaré M. Price. Day at a Glance est également mis à jour en temps réel, ce qui permet à tous les employés de voir quand des changements sont apportés et d’éviter toute mauvaise communication.

Notes sur les clients

édicter: « Avec notre ancien programme, le suivi des notes pour les clients était une énorme perte – ce n’était pas possible du tout ! Nous écrivions toujours à la main des notes sur les contrats « , a dit M. Price. L’écriture manuscrite a entraîné beaucoup de confusion et d’erreurs parce qu’un employé était au courant d’un changement et ne l’a pas communiqué à tous les autres.

Solution: « En gros, je dis à mes employés que le seul moment où vous devriez avoir à regarder un contrat papier, c’est pour la signature. Sinon, il n’y a aucune raison pour laquelle vous ne pouvez pas utiliser Point of Rental pour trouver tout ce dont vous avez besoin, » dit Price. « Plus de notes manuscrites ! » Point of Rental suit également chaque fois que quelqu’un regarde un contrat. « Il n’y a plus de confusion sur la raison pour laquelle un contrat a été modifié, qui l’a changé, etc. et plus de clients qui nous regardent frénétiquement essayer de le comprendre ! Prix ajouté. L’historique complet des clients avec les contrats, les commandes, les paiements, les livraisons, les journaux d’appels, les notes, etc. est toujours disponible dans chaque dossier client.

Résultats

En fin de compte, l’option de logiciel bon marché a coûté beaucoup plus cher à Price Rentals que ce qu’ils avaient pris en compte lors de l’achat. « Lorsque nous sommes passés à Point of Rental, cela nous a permis d’économiser du temps et de l’argent, d’éviter la frustration des clients et d’accroître la rentabilité de notre entreprise de 25 % « , a déclaré M. Price.

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