Quem não quer uma pechincha? Qualquer empresário bem-sucedido é sábio em como gastar dinheiro, por isso, naturalmente, procuramos as melhores ofertas. O problema é que, por vezes, o que parece ser um grande negócio no início pode acabar por lhe custar muito mais a longo prazo – o que é muitas vezes o caso quando se trata de software de gestão de aluguer. C.J. Price, proprietária do Price Rentals & Events, está plenamente ciente do quão caro pode ser o software barato e quer ajudar outros a evitar o mesmo erro. “Embora possa parecer mais rápido escolher um software de aluguel de baixo custo e básico agora, nós aprendemos da maneira mais difícil”, disse Price. “Custa muito mais a longo prazo.

Price Rentals & Events é uma empresa de aluguer e design de eventos que serve a área da Baía de Chesapeake em Maryland e Delaware. Como vencedor do prêmio WeddingWire.com Couples’ Choice Award 2016, a empresa oferece serviço de primeira linha e excelente comunicação aos seus clientes. No entanto, seu software anterior, embora barato de comprar, causou muitas ineficiências e dificuldades que poderiam manchar sua reputação. No final, a Price Rentals & Events decidiu fazer o investimento em Point of Rental Software. Aqui estavam alguns de seus maiores problemas e como eles foram capazes de resolvê-los:

Correspondência de cliente

Problema: “Um grande problema era tentar enviar e-mails aos clientes em vez de enviar faxes”, disse Price. “Especialmente para nossas noivas, este foi o fator mais frustrante, pois a noiva de hoje quer tudo feito por e-mail! No software anterior, a Price Rentals tinha de digitalizar manualmente os contratos e enviá-los por fax para os seus clientes. O custo de clientes frustrados esperando por informações, mais o tempo para os funcionários realizarem manualmente essas tarefas de escritório acabou custando à empresa muito mais do que o valor que ela fornecia.

Solução: Agora com o software de Ponto de Aluguer, os clientes podem aceder à sua própria conta através do portal web da Price Rentals, onde podem ver as suas cotações, reservas, contratos de aluguer, bem como informação completa da conta, incluindo saldo corrente, último pagamento, data e montantes vencidos. O Point of Rental Software também entrega automaticamente faturas e extratos aos seus clientes por e-mail ou fax. Ele também pode ser configurado para gerar envio diário, semanal ou mensal e até mesmo definir uma fatura para enviar no mesmo dia em que o contrato é fechado.

Administração de estoque

Problema: Como eles não foram capazes de rastrear com precisão o inventário entre vários locais com seu software antigo, a perda de inventário somou-se. O preço estima milhares de dólares a tempo de tentar encontrar itens e, eventualmente, o custo de substituí-los. Além disso, não havia como rastrear kits de barracas, e o custo de fazê-lo manualmente resultou em centenas de horas de tempo intensivo gasto mais peças de reposição.

Solução: O Point of Rental oferece gerenciamento de inventário multi-localização, o que ajuda a rastrear e mover o inventário de lojas ou armazéns externos sem criar transações. Os relatórios são rapidamente gerados para mostrar o inventário disponível em cada local. Equipado com funcionalidade de kit dinâmico, o software permite configurar kits para itens como tendas e ajusta a disponibilidade das tendas quando itens individuais incluídos no kit são alugados. Essa funcionalidade permite que as lojas evitem sobrerreservas ou percam oportunidades quando os itens não podem ser localizados entre outras lojas.

Tempo de formação

Problema: “O nosso antigo programa não era nada intuitivo!” Price disse. “Como resultado, tivemos que passar muito tempo treinando novos funcionários no software antigo. Além disso, Price comentou que, na maioria das vezes, os novos funcionários da Price Rentals ainda cometeriam inúmeros erros após o treinamento que resultaram em uma reação em cadeia de erros antes de ser pego.

Solução: No entanto, Price disse que agora leva meio dia ou menos para que ela treine alguém em Point of Rental Software. “O Ponto de Aluguer é tão bom com a forma como o leva para o ecrã seguinte, por isso, se os nossos novos funcionários se esquecerem, o programa não o deixará seguir em frente até completar certas funções.

Programação de remessas

Problema: “No passado, tínhamos uma pasta que servia como nosso ‘calendário'”, explicou Price. “Assim. Muito. Papel. Não estava organizado, e alguns funcionários se esqueceriam de adicionar entregas na agenda de papel, ou o tempo mudaria e não seria atualizado, fazendo com que as entregas do dia inteiro estivessem fora de ordem.

Solução: “A função Day at a Glance com Point of Rental é um enorme salva-vidas para nós! Você pode ver o seu dia inteiro, bem como semanas fora em um relance de momento. Você sabe o que está acontecendo com sua programação de entrega quando você está adicionando outro! Tudo está lá em um só lugar,” disse Price. Day at a Glance também é atualizado em tempo real, permitindo que todos os funcionários para ver quando as alterações são feitas e evitar qualquer erro de comunicação.

Notas do Cliente

Problema: “Tracking notes for customers was a huge downfall with our old program – it was’t all possible at all! Estávamos sempre escrevendo à mão notas sobre contratos”, disse Price. A caligrafia resultou em muita confusão e erros porque um funcionário estava ciente de uma mudança e não a comunicou a todos os outros.

Solução: “Agora? Eu basicamente digo aos meus funcionários que a única vez que você deve olhar para um contrato em papel é para a assinatura. Caso contrário, não há nenhuma razão pela qual você não possa usar o Ponto de Aluguel para encontrar tudo o que você precisa”, disse Price. “Acabaram-se as notas de caligrafia! O Ponto de Aluguel também rastreia cada vez que alguém olha para um contrato. “Não há mais confusão quanto ao motivo pelo qual um contrato foi alterado, quem o alterou, etc., e não há mais clientes que nos vejam freneticamente a tentar perceber! Preço adicionado. O histórico completo do cliente com contratos, encomendas, pagamentos, entregas, registos de chamadas, notas, etc., está sempre disponível em todos os ficheiros de clientes.

Resultados

No final, a opção de software barato custou Price Rentals muito mais do que eles tinham fatorado ao fazer a compra. “Quando mudamos para Ponto de Aluguel, isso nos poupou tempo, dinheiro, frustração do cliente e aumento da rentabilidade do nosso negócio em 25%”, afirmou o Price.